Excel giúp người dùng tiết kiệm được nhiều thời gian với tính năng tách họ và tên. Bài viết sau đây TNC Store sẽ hướng dẫn chi tiết đến bạn cách tách cột họ và tên trong Excel nhanh và đơn giản nhất nhé!
Cách Tách Tên Theo ABC Trong Excel
Khi bạn có một danh sách họ tên dài và muốn sắp xếp theo tên riêng (thay vì theo cả họ), Excel không hỗ trợ tự động – bạn cần tách riêng phần TÊN ra trước, sau đó mới có thể sắp xếp theo bảng chữ cái ABC. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn thao tác dễ dàng và chính xác.
- Bước 1: Nhập danh sách họ tên vào cột A, bắt đầu từ A2
- Bước 2: Tách riêng phần Tên ở cột B. Tại ô B2 dùng công thức sau:
=TRIM(RIGHT(SUBSTITUTE(A2;” “;REPT(” “;100));100))
- Bước 3: Sau khi áp công thức vào ô B2, nhấn Enter và kéo công thức xuống dưới để công thức áp dụng cho cả cột B.
- Bước 4: Chọn cả vùng dữ liệu A1:B… > Vào tab Data > Chọn Sort > Sort by > Chọn Tên (cột B) > Phần Order chọn A to Z > Nhấn OK.
Với 4 bước đơn giản bạn đã có thể tách tên và xếp theo bảng chữ cái ABC trong Excel.
Cách Tách Họ Tên Trong Excel Bằng Phím Tắt Ctrl E (Flash Fill)
- Bước 1: Nhập danh sách họ và tên trong cột A, bắt đầu từ ô A2.
- Bước 2: Nhập tên riêng của người đầu tiên tại ô B2.
- Bước 3: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + E để Excel tự động điền tên cho các ô còn lại trong cột B dựa trên mẫu bạn đã nhập.
Lưu ý: Nếu bạn muốn tách họ và tên đệm, bạn áp dụng các bước trên, thay vì nhập tên ở B2 thì nhập họ và tên đệm của người đầu tiên ở B2 rồi nhấn Ctrl + E.
Tính năng Flash Fill hoạt động hiệu quả khi dữ liệu có định dạng nhất quán. Nếu dữ liệu không đồng nhất, bạn có thể cần sử dụng các phương pháp khác như Text to Columns hoặc hàm Excel để tách dữ liệu.
Cách Tách Tên Trong Excel Không Dùng Hàm
Sử Dụng Find And Replace (Ctrl + H)
Phương pháp này hoạt động tốt khi họ và tên được phân tách bằng dấu cách và có định dạng nhất quán.
- Bước 1: Sao chép cột Họ và tên vào một cột mới (Ví dụ: Cột B)
- Bước 2: Chọn toàn bộ cột B > Nhấn Ctrl + H để mở hộp thoại Find and Replace.
- Bước 3: Trong ô Find what, nhập dấu * và cách (* ) để tách tên riêng.
- Bước 4: Để trống ô Replace with
- Bước 5: Nhấn Replace All. Cột B sẽ chỉ còn lại phần tên riêng.
Lưu ý: Nếu bạn muốn tách họ và tên đệm, thì trong ô Find what ở hộp thoại Find and Replace, thay vì nhập (* ) thì bạn nhập cách trước và dấu * sau ( *). Khi đó cả cột sẽ chỉ còn lại phần họ và tên đệm.
Sử dụng tính năng Text to Columns
- Bước 1: Chọn cột chứa Họ và tên.
- Bước 2: Vào tab Data trên thanh công cụ, nhấp vào Text to Columns.
- Bước 3: Hộp thoại Text to Columns hiện ra > Chọn Delimited > Nhấn Next
- Bước 4: Chọn Space làm dấu phân cách > Nhấn Next.
- Bước 5: Chọn ô đích để đặt kết quả (ví dụ: cột B) > Nhấn Finish.
Họ và tên sẽ được tách thành các cột riêng biệt (Họ, Tên đệm, Tên). Tuy nhiên, phương pháp này phù hợp khi họ tên có định dạng đồng nhất và được phân tách bằng dấu cách.
Tổng Kết
Trên đây là Hướng dẫn cách tách tên trong Excel bằng phím tắt đơn giản chi tiết nhất. Hy vọng bài viết trên giúp ích cho bạn và chúc bạn thành công!
Nguồn: TNC Store
